Cómo Archivar de Forma Práctica tus Documentos.

Una de las principales causas para el caos organizativo es no tener una estructura de archivo, si tenemos un sistema adecuado para archivar nuestros documentos nos evitamos fuertes dolores de cabeza y estrés para la localización de los mismos.

El no tener una manera práctica de archivar puede generar perdida, daño, deterioro de documentos importantes de la empresa tanto administrativos como fiscales.

Cuando archivamos en folder la documentación a incluir es limitada, además, cuando se completan los archivos debemos de recurrir a cajas, las cuales ocupan espacio, también esta el factor de que si se mojan o tienen otras encimas de ellas se pueden maltratar, perder la fuerza y hasta romperse.

Esta forma de archivar que recomiendo no implica el uso de grandes espacios y podremos tener todo en orden.

Mis recomendaciones:

1. Comprar carpetas de 3 aros, mientras más grandes mejor ya que para fines de ahorro prefiero que se rotulen por documentos contenidos en vez de por mes.

2. Perforadora de tres aros

3. Destinar un tramo o área para guardar las carpetas.
4. Rotuladores para poder marcar en las carpetas los documentos contenidos en ella.

Una vez que tenemos todas las herramientas en manos procedemos

INGRESOS

Para archivar los ingresos tenemos que al momento de facturar imprimir 3 facturas

1. Para el cliente

2. Una firmada por el cliente para anexar en su folder o expediente de cuentas por cobrar

3. Una para el cronológico (carpeta de 3 aros).

Las facturas deben de ser organizadas:

1. Cronológicamente

2. De manera ascendente, es decir, la más reciente siempre estará arriba deben de contener:

      a. Factura
      b. Recibo de ingreso
      c. Copia del cheque del pago del cliente o estado donde se refleje la trasferencia.
      d. Comprobante de pago del cliente (deposito, Boucher de tarjeta, etc.).

CHEQUES O EGRESOS

Los cheques deben de ser archivados:

1. Cronológicamente
2. De manera descendente, es decir, la más reciente siempre estará arriba deben de contener:

     a. Copia del cheque
     b. Detrás las facturas que está pagando

3. Considerar que debemos de tener una carpeta por cada cuenta de banco (No mezclar los cheques de una cuenta con otra). Si deseamos ahorrar podemos dividir la carpeta a la mitad si no generamos muchos documentos y de un lado poner los cheques y del otro lado los pagos con transferencias.

4. Las transferencias bancarias son medios de pago por lo cual debemos de imprimir el soporte de la transferencia y anexarles las facturas que se están pagando con ellas.

IMPUESTOS

Los impuestos pueden tener una carpeta por año y separar los tipos de impuestos

ITBIS

Lo debemos soportar con:

    1. Declaración y notificación de pago
    2. Copia del documento de pago (cheque o transferencia)
    3. 607
    4. 606
    5. 608
    6. Relación de retenciones
    7. Relación de notas de créditos de retención de ITBIS

IR-17

1. Declaración y notificación de pago
2. Copia del documento de pago (cheque o transferencia)
3. Relación de retenciones

IR-3

1. Declaración y notificación de pago
2. Copia del documento de pago (cheque o transferencia)
3. Relación de retenciones asalariados

TSS

1. Declaración y notificación de pago
2. Copia del documento de pago (cheque o transferencia)
3. Relación de empleados reportados

Las cuentas por pagar pueden ser archivadas en folders (uno por cada proveedor) o en acordeones.