5 errores que cometen las pequeñas empresas al contratar un contador o firma CPA

Contabilidad: es una forma organizada de realizar un seguimiento de los intercambios. Suena bastante simple, ¿verdad? Por intuitivo que parezca, una contabilidad precisa es crucial para la salud de su pequeña empresa. La contabilidad precisa proporciona datos que puede utilizar para tomar decisiones financieras sensatas, y si sus datos son inexactos, es probable que sus decisiones también sean inexactas.

Ya sea que esté contratando a un contador de tiempo completo para su negocio o externalizando su contabilidad a una firma de CPA, debe asegurarse de que su contabilidad esté en las manos correctas.

Aquí hay cinco errores comunes que las pequeñas empresas deben evitar.

1. Centrarse en las calificaciones equivocadas. Hay mucho más en la contabilidad que solo hacer números. Los contadores deben tener un profundo conocimiento de su negocio porque, directa o indirectamente, tocan todos sus diferentes componentes. De vez en cuando, los contadores tienen que trabajar estrechamente con sus empleados para extraer información pertinente a sus registros. La capacidad de un contador para comunicarse y cooperar con otros puede ser tan relevante, si no más, que las líneas en su currículum o donde obtuvieron su diploma.

Debido a que hay muchos tipos diferentes de contabilidad, también debe asegurarse de contratar a alguien que tenga los antecedentes y rasgos contables correctos. Por ejemplo, la contabilidad técnica requiere un cierto conjunto de habilidades y personalidad donde uno debe sumergirse con frecuencia en guías técnicas complejas. ¿Su contador parece impaciente o fácilmente frustrado? Si es así, él o ella podrían no estar hechos para la tarea.

2. Iniciar el proceso de contratación antes de averiguar lo que necesita. ¿Cuáles son las necesidades contables específicas de su empresa? ¿Necesita alguien para procesar sus cuentas por pagar y facturas de ventas, hacer impuestos y nóminas, o crear sus presupuestos y estados financieros? Antes de hacer cualquier otra cosa, debe crear una "lista" de los servicios que usted y su negocio necesitan? y lo que pueda necesitar en el camino  y luego encuentre un contador o una firma de CPA que pueda manejar todo.

Tenga en cuenta que los ingresos por sí solos no siempre determinan las necesidades contables de su empresa. Si posee una galería de arte de alta gama que vende solo algunas pinturas por mes, es posible que esté ganando mucho dinero, pero eso no significa que tenga el volumen de transacciones que requerirían ayuda contable a tiempo completo. Por otro lado, si tiene un taller de reparación de automóviles con muchas compras e inventario para mantenerse al día todos los días, es probable que necesite un servicio más completo y frecuente.

3. Contratación de una firma de CPA que no te entienda. La comprensión es clave en nuestra profesión, y la comunicación abierta con su firma de CPA es fundamental. Si está contratando una firma de CPA externa, tiene que aprender lo que hace antes de que se inicie. Incluso si la empresa solo está haciendo sus impuestos, hay innumerables cosas que pueden salir mal si realmente no entiende el negocio. Asegúrese de que la empresa pueda guiarlo a través de su proceso y establezca expectativas claras para ambas partes.

También debe elegir el contador o firma de CPA que esté ansioso por trabajar con usted y que aprecie su negocio. Esté atento a las señales de advertencia, como el tiempo de respuesta lento. Si la empresa tiene demasiados clientes, ¿es capaz de brindarle la atención personalizada que necesita o lo ignorarán?

4. Elegir un servicio contable que no haga análisis financiero. Un buen servicio de contabilidad debe poder revisar su salud financiera. Idealmente, debería obtener indicadores clave de salud diariamente (p. Ej., Margen de ganancia bruta, utilidad neta, cuentas por cobrar por antigüedad, etc.) porque cuanto más relevante sea la información que tenga, mejor informadas estarán sus decisiones comerciales.

Digamos que usted tiene una tienda de teléfonos que está perdiendo dinero en los teléfonos celulares, pero está obteniendo grandes ganancias en accesorios. Si solo está revisando sus cifras de ventas como una suma global, no podrá entender qué ofertas de productos se están desempeñando mejor con los clientes. Pero si la información de ventas se desglosa y se le proporciona en base a la línea de productos, puede adoptar un enfoque diferente con sus clientes para aumentar las ventas y centrar su atención en la compra de accesorios en lugar de teléfonos celulares.

5. Contabilidad aficionada. La contabilidad es una profesión especializada; Hay una razón por la cual la gente va a la universidad para eso. Un contador experimentado comprende el proceso y puede ejecutarlo sin errores, lo cual es crucial porque los errores podrían tener un impacto monetario en su negocio. Si no tiene experiencia en contabilidad, es mejor dejarlo en manos de los profesionales.

Si bien no siempre es la tarea más glamorosa, la contabilidad es una parte importante de la receta para el éxito de una pequeña empresa. Hazte un favor y contrata un poco de ayuda, siguiendo las mejores prácticas descritas anteriormente. Como propietario de un negocio, no debería gastar su tiempo en averiguar cuál es el software de contabilidad y la entrada de datos. En su lugar, deberías enfocarte en lo que mejor haces…  construir tu negocio.